Un software per la gestione del magazzino non è altro che un applicativo utilizzabile in azienda per gestire le aree di stoccaggio della stessa. In commercio ne esistono di svariate tipologie, ognuna delle quali contraddistinta da funzioni e caratteristiche ben definite.

A cosa serve un software di gestione del magazzino?

Un software per la gestione di un magazzino ha molteplici finalità.

In primo luogo, l’applicativo torna utile per la localizzazione e la numerazione della merce nelle aree di stoccaggio.

Per definizione, un computer possiede una potenza di calcolo superiore rispetto alle specifiche capacità umane. Il discorso è valido anche per un programma destinato all’utilizzo all’interno di un magazzino per garantire un completamento assai più rapido dei calcoli vari, con tutte le conseguenze del caso.

Da non sottovalutare, la possibilità di numerare la merce con facilità, oltre a localizzarla nelle diverse aree del magazzino aziendale.

In secondo luogo, un software di questa tipologia si dimostra utilissimo per la catalogazione dei propri articoli, indipendentemente dalle loro caratteristiche.

Infine, la possibilità di gestire lo smistamento e lo spostamento della merce con una precisione e una velocità maggiori, in modo tale da ridurre le tempistiche di lavoro e di esecuzione delle mansioni nel magazzino.

I vantaggi di un software di gestione del magazzino

I vantaggi effettivi legati all’utilizzo di un software di gestione magazzino sono:

1. Maggiore rapidità nella gestione della merce e uno snellimento delle operazioni di magazzino: un aspetto che porterà l’azienda ad espletare le mansioni di stoccaggio in tempi ridotti. Ciò comporta conseguenze a catena, vista la possibilità di organizzare al meglio la gestione stessa del magazzino;
2. Riduzione delle tempistiche per la gestione dell’inventario e la consultazione dello stato dei prodotti in magazzino sia da parte dei magazzinieri che del cliente proprietario dell'ecommerce;
3. Riduzione generale delle tempistiche di gestione dei prodotti stoccati, il che si traduce conseguentemente in maggiori opportunità di profitto: le aziende potranno sveltire le procedure di gestione degli articoli, risparmiando in modo significativo una quantità di tempo importante.

Come scegliere un software per gestione magazzino: vantaggi e funzionalità

La scelta di un software per la gestione di un magazzino dovrà essere oculata. L’utente o l’azienda che intende procedere con l’acquisto dovrà tenere in considerazione una serie di fattori in grado di determinare le effettive capacità dell’applicativo, a partire dalla presenza di una effettiva semplicità di fondo alla base del funzionamento del software.

Un secondo fattore da considerare è dato dalla possibilità o meno di individuare facilmente la merce stoccata, senza che l’utente debba perdere del tempo nel ricercare gli articoli a casaccio.

Terzo fattore essenziale riguarda la possibilità di effettuare cambiamenti all’interno del catalogo: gli utenti, qualora possiedano i requisiti e le autorizzazioni forniti dal datore di lavoro, dovranno poter gestire la merce senza problemi, eseguendo delle modifiche nel catalogo aziendale e nei prodotti interessati.

Infine, da non sottovalutare la possibilità di poter seguire lo spostamento della merce in tempo reale, sfruttando le potenzialità non indifferenti della tecnologia RFID (Radio-Frequency IDentification, Identificazione a Radiofrequenza).

Le operazioni base di un gestionale di magazzino

Le operazioni più comuni per un software gestionale di magazzino si dividono tra operazioni quotidiane e annuali. 

Le principali operazioni quotidiane sono:

1. Input movimenti di entrata o di uscita: è la gestione manuale di tutti i carichi, gli scarichi e i trasferimenti di materiale che non provengono automaticamente dalle altre funzioni
2. Consultazione dei movimenti di ogni articolo: permette la visualizzazione dei movimenti di ciascun articolo di magazzino, impostando anche limiti temporali, per singolo deposito e anche per singole causali di movimentazione
3. Consultazione dei movimenti per "Cliente/Fornitore": permette di ottenere la visualizzazione di tutti i movimenti di magazzino che coinvolgono un cliente o un fornitore selezionato dall’utente, in base a diversi parametri impostabili dall’utente
4. Stampa del brogliaccio: esegue una stampa di controllo di tutti i movimenti di magazzino presenti in archivio.

Le operazioni annuali invece sono quelle operazioni che vengono effettuate all’inizio e/o alla fine dell’esercizio:

1. Chiusura dell'esercizio di magazzino: in pratica blocca le movimentazioni relative agli articoli a seguito del blocco delle movimentazioni contabili
2. Ripresa della giacenza dell'anno precedente: dopo aver aperto un nuovo esercizio, la funzione consente di riprendere le vendite dell’anno precedente.

Personalizzazioni

Per un software gestionale di magazzino completo si possono integrare diverse funzionalità, sulla base delle esigenze della singola azienda.

Gestione barcode

La gestione barcode permette di importare i codici articoli letti da appositi dispositivi come le penne ottiche, i palmari e i lettori barcode. Tutti i programmi di caricamento dei documenti di Vendita, Acquisto, Ordini Cliente e Fornitore, prevedono la possibilità di importare i dati letti dai dispositivi e di stampare le etichette degli articoli con i relativi codici a barre.

Inventario fisico

Una funzionalità che permette di gestire contemporaneamente più inventari ed elaborare un inventario diverso per un determinato settore fisico di magazzino oppure per settore, partendo dalla giacenza fisica e generando automaticamente le scritture di rettifica e quadratura. E’ molto utile per aziende che dispongono di più depositi e che rilevano i dati utilizzando lettori di codici a barre.

Conti a rientro

La gestione conti a rientro permette di gestire tutti i movimenti di entrata/uscita di merce che comportano modifiche di giacenza ma non incidono sulla valorizzazione fiscale di magazzino. Queste funzionalità forniscono all’utente uno strumento in grado di richiamare, per esempio, delle bolle in visione presso clienti e di trasformarle in fatture da emettere sia al cliente originale che ad un eventuale altro cliente. 

Gestione colli di spedizione

Per generare i colli di spedizione da remoto. Una volta evaso, viene generato il Ddt (Fattura Accompagnatoria o Fattura Proforma), che riporterà il numero di collo assegnato. Le modalità di evasione possono essere impostate in base alle diverse esigenze dell’utente.

Gestione matricole

La gestione matricole permette di gestire gli articoli di magazzino associando ad ognuno una matricola ossia un numero univoco seriale. Tramite l’assegnazione di matricole è possibile, in qualsiasi momento, risalire a informazioni del tipo: dove si trova un certo articolo, da chi è stato acquistato e a chi è stato venduto. La gestione delle matricole, inoltre, permette di sapere in quale prodotto finito è stato usato un determinato articolo, in modo da ottenere le statistiche delle rotture o poter rintracciare, in un momento successivo, tutti coloro che hanno acquistato il prodotto finito che contiene l’eventuale pezzo difettoso. 

Gestione lotti di magazzino

Un magazzino può essere gestito anche a lotti ossia una serie di articoli raggruppati da uno stesso nome o da un’etichetta. La gestione dei lotti sia in entrata che in uscita permette di risalire al corretto fornitore o al cliente destinatario di ciascun articolo appartenente al lotto (si pensi al caso di articoli difettosi).

Gestione magazzino con terminali in radiofrequenza

Tramite i palmari o terminali wireless è possibile gestire l’evasione ordini a fornitori e clienti. In pratica basta definire la struttura dei depositi, per poter organizzare in modo guidato il giro del magazziniere che deve prelevare o depositare la merce. Tramite i terminali poi è possibile gestire anche altre funzioni legate al magazzino. Ad esempio:

1. Inventario: utile per caricare i dati di un inventario aperto con la funzione standard; è indispensabile se l’inventario coinvolge molti articoli
2. Generazione colli: serve per gestire il contenuto dei colli ed è equivalente della funzione standard di gestione colli
3. Gestione pacchi: gestisce il contenuto dei pacchi ed è equivalente della funzione standard di gestione pacchi
4. Allocazione pacchi/colli: serve per assegnare l’allocazione ai pacchi e ai colli. L’operazione sui pacchi è fattibile dalla maschera di gestione pacchi, mentre per i colli è fattibile solo da questa funzione
5. Prelievo per risorsa: consente di prelevare i materiali ed eseguire il cambio lotto all’esaurimento su una risorsa della consuntivazione in linea (CIL) utilizzando il terminale senza che l’operatore CIL debba effettuare alcuna operazione
6. Formule di prelievo: attraverso apposite formule è possibile impostare regole di definizione del prezzo di vendita da riportare nel dettaglio del documento, prelevabili in sequenza da più tabelle.

Conclusioni

In conclusione, l'implementazione di un software per la gestione del magazzino rappresenta un investimento cruciale per le aziende che desiderano ottimizzare le loro operazioni di stoccaggio e distribuzione. I software di gestione magazzino offrono una vasta gamma di funzionalità che consentono una localizzazione efficiente della merce, una catalogazione accurata degli articoli e uno smistamento rapido dei prodotti.

I vantaggi derivanti dall'utilizzo di tali software sono molteplici, tra cui una maggiore rapidità nell'esecuzione delle operazioni di magazzino, una riduzione delle tempistiche per la gestione dell'inventario e una generale riduzione dei tempi di gestione dei prodotti stoccati. Questi vantaggi si traducono in una maggiore efficienza operativa e, di conseguenza, in opportunità di profitto maggiori per le aziende.

Tuttavia, la scelta del software giusto per la gestione del magazzino richiede attenzione e valutazione accurata. È importante considerare la semplicità d'uso dell'applicativo, la facilità di individuazione della merce, la flessibilità nel gestire cambiamenti nel catalogo e la possibilità di monitorare lo spostamento della merce in tempo reale, ad esempio attraverso l'utilizzo della tecnologia RFID. Optare per un software adatto alle esigenze specifiche dell'azienda può contribuire in modo significativo all'ottimizzazione delle operazioni di magazzino e al conseguimento dei suoi obiettivi commerciali.