La maggior parte dei proprietari di ecommerce ha alcuni KPI (indicatori di performance chiave) che tengono sotto controllo con cadenza regolare. Metriche come i tassi di conversione e il valore medio degli ordini sono molto importanti per definire degli obiettivi di fatturato. Tuttavia, esistono altre metriche e KPI - lato operativo - che hanno un impatto altrettanto significativo sulla redditività di un ecommerce.

In ogni attività di commercio online, il magazzino, l'evasione degli ordini e la spedizione rappresentano alcuni dei costi più importanti. Ciò significa che ottimizzare le operazioni di magazzino e di evasione può aumentare la redditività. Che si gestisca il proprio magazzino o si esternalizzi la logistica a un 3PL, c'è sempre margine di miglioramento. 

Ma come si fa a identificare ciò che funziona e ciò che deve essere migliorato? 

Questo articolo illustra alcune delle metriche e dei KPI più importanti da stabilire se si desidera ottimizzare le operazioni di evasione.

Metriche e KPI

Le metriche e i KPI vengono spesso confusi tra loro, ma ci sono alcune differenze tra i due. Una metrica rappresenta uno standard utilizzato per misurare o valutare qualcosa, come i dati di vendita o il numero di ordini al giorno. Un KPI, invece, è identificato come una metrica "chiave" da monitorare, con un obiettivo di performance associato. In un colpo d'occhio, un KPI vi dice come state raggiungendo quell'obiettivo. Se i KPI sono metriche, non tutte le metriche sono KPI.

Gli ecommerce avranno KPI unici e specifici per la propria attività. I KPI di magazzino, al contrario, sono abbastanza standard nel settore dell'order fulfillment, poiché i 3PL e i magazzini di logistica per ecommerce seguono gli stessi processi di base. I 3PL tecnologicamente avanzati, dotati di sistemi di gestione del magazzino all'avanguardia, saranno in grado di tracciare le prestazioni a un livello più dettagliato, in modo da poter fornire ai clienti dati in tempo reale e report personalizzati.

A cosa prestare attenzione

L'evasione degli ordini nel settore dell'ecommerce è un processo complesso che coinvolge molte componenti: macchine, persone e tecnologie integrate lavorano insieme per consegnare milioni di ordini ogni giorno.

È possibile stabilire metriche e KPI per identificare le difficoltà, le tendenze positive e negative, le aree in fase di miglioramento e quelle che devono essere ripensate strategicamente.

Quando si iniziano a monitorare le metriche di produttività e accuratezza, questi sono alcuni dei segnali che potrebbero indicare la necessità di approfondire l'analisi:

• Ritardi ripetuti nelle spedizioni
• Errori di prelievo
• Consegne in ritardo
• Merce danneggiata
• Discrepanze nell'inventario

Scomposizione del processo

Supponiamo che di recente abbiate notato molti ritardi nelle consegne. Le ragioni possono essere molteplici, come una disposizione inefficiente del magazzino, un sistema di gestione degli ordini obsoleto, l'incapacità di gestire i picchi di volume degli ordini o la mancanza di pianificazione. Per identificare le cause del problema, iniziate suddividendo il processo in parti gestibili che potete esaminare singolarmente. Le aree da esaminare potrebbero essere:

• Ricevimento della merce
• Gestione delle scorte
• Gestione dell'inventario
• Gestione degli ordini
• Prelievo e imballaggio
• Spedizione e consegna

Per valutare le prestazioni in ognuna di queste aree, dovrete stabilire dei KPI che tengano traccia del flusso dell'inventario e degli ordini dal ricevimento alla consegna e osservarli nel tempo. Una volta identificata un'area che potrebbe essere migliorata, potete testare diverse soluzioni una alla volta e utilizzare gli stessi KPI per monitorare i vostri progressi. Se mantenete i KPI attivi, sarete in grado di monitorare le vostre prestazioni in futuro.

Stabilire i KPI

Quando si decide di esternalizzare le operazioni di order fulfillment, una delle prime cose da fare è delineare le proprie aspettative e stabilire i KPI da utilizzare per valutarne le prestazioni. Per ogni fase del processo di evasione, ci sono KPI unici da tenere sotto controllo. 

Se gestite il vostro magazzino, stabilire i KPI sarà più difficile, poiché dovrete lavorare da soli in questo processo e investire nei sistemi necessari per tenerne traccia. Investire in un solido sistema di gestione del magazzino con funzionalità di gestione degli ordini e dell'inventario può essere proibitivo per i piccoli ecommerce.

Collaborare con un partner di logistica per ecommerce in outsourcing è preferibile, grazie ai sistemi avanzati che molti di questi offrono: report personalizzati e dati in tempo reale consentono di visualizzare le metriche importanti a colpo d'occhio e di tenerle monitorate regolarmente. 

KPI di ricezione

La ricezione è il processo di conteggio e smistamento della merce in arrivo al magazzino, nonché il controllo di qualità di tutti i prodotti. I 3PL più grandi utilizzano scanner dimensionali che pesano, misurano e fotografano la merce in arrivo, aiutandoli a determinare lo spazio di stoccaggio, le dimensioni dell'imballaggio e i metodi di spedizione durante l'evasione degli ordini. Quanto più velocemente l'inventario viene ricevuto, tanto prima può essere venduto online, ma la velocità non deve andare a discapito dell'accuratezza. Merci mal contate o mal stoccate possono causare problemi più gravi in futuro.

Ecco alcune metriche importanti da considerare per valutare l'efficienza e l'accuratezza della fase di ricezione:

• Accuratezza dei fornitori: confrontare la quantità ordinata con quella ricevuta per individuare eventuali discrepanze.
• Efficienza di ricezione: una misura di quanto inventario viene processato in un determinato lasso di tempo. Un valore inferiore al normale può indicare problemi di personale o processi inefficienti.
• Tempo di ciclo di ricezione: il tempo necessario per contare, smistare, misurare, pesare ed etichettare (se necessario) la merce dopo l'arrivo in magazzino.
• Costo per spedizione: quanto costa in termini di tempo e manodopera ricevere l'inventario, monitorato per articolo o SKU.

KPI di stoccaggio

Lo stoccaggio è il processo di collocamento dell'inventario sugli scaffali, ma implica molto di più. Ogni SKU avrà uno scaffale o un contenitore assegnato. È importante assicurarsi che il prodotto giusto si trovi nel posto giusto. I magazzini intelligenti dispongono di sofisticati software di mappatura che determinano la posizione ottimale all'interno del magazzino per immagazzinare un particolare SKU. Ad esempio, gli articoli ordinati più frequentemente possono essere posizionati più vicino alle stazioni di imballaggio, o gli articoli ordinati frequentemente insieme possono essere posizionati nelle vicinanze l'uno dell'altro.

Ecco alcune metriche importanti da considerare per valutare l'efficienza e l'accuratezza della fase di stoccaggio:

• Tempo  di stoccaggio: il tempo necessario per posizionare la merce sugli scaffali, dal momento in cui viene ricevuta fino a quando appare come stock disponibile sul sito online del cliente.
• Accuratezza dello slot: la percentuale di merce che viene posizionata correttamente, spesso identificata come causa di errori di prelievo e rallentamenti.
• Costo di stoccaggio per linea: quanto costa in termini di tempo e manodopera posizionare accuratamente la merce sugli scaffali del magazzino.

KPI per la gestione delle scorte

La chiave per la gestione delle scorte è avere i dati necessari per prendere decisioni accurate e farlo tempestivamente. La definizione di KPI per l'inventario consente di tenere traccia dell'inventario, sapere quando riordinare e monitorare i tassi di rotazione, evitando di immagazzinare più di quanto necessario o incorrere in situazioni di esaurimento delle scorte.

Ecco alcune metriche importanti da considerare per la gestione dell'inventario:

• Rapporto inventario/vendite: il numero di unità disponibili alla fine di un mese rispetto al numero di unità vendute nello stesso mese. Monitorando questo parametro mese dopo mese, è possibile individuare aumenti o diminuzioni delle vendite, aiutando nella previsione e nel determinare i punti di riordino.
• Costo di trasporto per linea: quanto costa immagazzinare l'inventario di una specifica SKU in un determinato periodo di tempo. È una metrica importante per la contabilità di fine anno.
• Tasso di rotazione: il numero di volte che uno SKU viene venduto e rifornito in un determinato periodo di tempo, ad esempio un mese. Questa metrica è importante per prendere decisioni informate sul merchandising, per la previsione della domanda, per la suddivisione del magazzino e per la gestione dei costi, oltre che come indicatore della salute generale dell'azienda.
• Giorni di esaurimento scorte: il periodo di tempo entro il quale uno specifico SKU si esaurirà in base al tasso di vendita e al livello attuale delle scorte.
• Tasso di precisione dell'inventario: la differenza percentuale tra il numero di unità contate fisicamente e il numero di unità registrate.

KPI di gestione degli ordini

Più numerosi sono gli ordini, migliore deve essere il sistema di gestione degli ordini. Se gestite un'attività omnicanale, avrete bisogno di un sistema centralizzato per elaborare gli ordini provenienti da diverse fonti, in base al metodo di spedizione selezionato. Ciò significa che avrete bisogno di un sistema che indirizzi l'ordine al magazzino nella posizione migliore per evaderlo. Il monitoraggio di questi KPI può aiutarvi a identificare i potenziali problemi prima che si verifichino.

Ecco alcune metriche importanti da considerare per valutare l'efficienza e l'efficacia della gestione degli ordini:

• Tempo di esecuzione: il tempo necessario per il cliente per ricevere fisicamente l'ordine dopo averlo effettuato.
• Tempo di evasione dell'ordine: il tempo necessario al centro di evasione o al 3PL per evadere l'ordine, dal momento in cui viene effettuato fino alla sua spedizione.
• Numero di ordini spediti al giorno: un indicatore della capacità e delle competenze di un centro di evasione, rappresenta il numero di ordini spediti quotidianamente.
• Tasso di spedizioni puntuali: la percentuale di ordini che vengono prelevati, imballati e spediti entro i tempi previsti.
• Tasso di resi: la percentuale di ordini che vengono restituiti, monitorati per SKU o in generale, rappresenta un indicatore della soddisfazione del cliente e della qualità dei prodotti o dei servizi offerti.

KPI di Pick and Pack

Il pick and pack è il processo di prelievo degli articoli dagli scaffali del magazzino per evadere accuratamente un ordine e successivamente imballarli ed etichettarli prima della spedizione al cliente. I KPI tengono conto della velocità, dell'accuratezza, dell'efficienza e dei costi di questi processi.

Ecco alcune metriche importanti da considerare per valutare l'efficienza e l'accuratezza del pick and pack:

• Produttività di prelievo: indica il numero di SKU prelevati ogni ora, fornendo un buon indicatore della velocità con cui i lavoratori si muovono all'interno del magazzino e individuano gli articoli.
• Accuratezza degli ordini: rappresenta la percentuale di ordini prelevati senza errori, ad esempio articoli sbagliati, duplicati o mancanti.
• Tempo di ciclo di prelievo: indica il tempo necessario per prelevare un ordine, a partire dal momento in cui l'addetto al prelievo riceve la lista di imballaggio fino all'invio dello stesso alla stazione di imballaggio.
• Costo per ordine: rappresenta il costo in termini di tempo, manodopera e costi di imballaggio necessario per il prelievo e l'imballaggio di ciascun ordine.

KPI di spedizione

Molte aziende di adempimento non tengono traccia dei KPI di spedizione perché pensano che la spedizione non sia di loro competenza. Tuttavia, conoscere quali corrieri rispettano le scadenze e quali no è fondamentale per soddisfare i vostri clienti. Utilizzate queste informazioni per trovare una società di spedizioni in grado di mantenere le promesse fatte.

Ecco alcune metriche importanti da considerare per valutare le prestazioni di spedizione:

• Percentuale di consegna: rappresenta la percentuale di pacchi consegnati entro il numero di giorni promessi per un particolare metodo di spedizione.
• Costo per spedizione: indica i costi di spedizione per singolo ordine.

Altri KPI di magazzino

I KPI di cui abbiamo parlato finora possono tutti essere utilizzati per ottimizzare l'evasione degli ordini per la vostra attività di ecommerce. Se gestite il vostro magazzino o collaborate con un fornitore di logistica di terze parti, ci sono altri KPI che possono essere utilizzati per monitorare le loro prestazioni.

Ad esempio, se un centro di evasione apporta una piccola modifica alla tecnologia o ai processi, può utilizzare i KPI per monitorarne gli effetti. Altri KPI monitorano la sicurezza al fine di identificare ed eliminare potenziali pericoli per i lavoratori all'interno del magazzino.

Ecco alcuni altri KPI importanti da considerare per il monitoraggio delle prestazioni del magazzino:

• Ordini all'ora: utilizzati dai 3PL per monitorare la produttività complessiva, non solo quella di un singolo ecommerce.
• SKU per ora: simile alla produttività del picking, questo KPI tiene conto del numero di SKU diversi prelevati ogni ora. È un buon indicatore della velocità con cui i lavoratori riescono a muoversi nel magazzino e a individuare gli articoli.
• Ordini in entrata elaborati all'ora: tiene conto della produttività complessiva del team di ricevimento.
• Incidenti all'anno: tiene conto della frequenza degli incidenti nel corso del tempo.

I vantaggi dell'ottimizzazione delle operazioni di adempimento

Il monitoraggio dei KPI per ottimizzare le operazioni di magazzino porta molti vantaggi alla tua attività di ecommerce. Il risparmio sui costi è di solito il fattore principale, ma ci sono molti altri vantaggi.

Costi di adempimento

In teoria, un adempimento rapido dovrebbe comportare una riduzione dei costi di adempimento. I grandi 3PL sono costruiti per la velocità e investono in infrastrutture e tecnologie all'avanguardia per conto dei loro clienti e-commerce, che beneficiano delle economie di scala offerte dal magazzino digitale. Sebbene le piccole operazioni di order fulfillment fai-da-te non siano in grado di investire su tale scala, possono assolutamente utilizzare i KPI per identificare le aree problematiche e apportare miglioramenti selettivi. Qualsiasi cambiamento che aumenti la puntualità delle consegne o riduca gli errori costosi ti farà risparmiare il costo di un cliente insoddisfatto.

Costi di inventario

Sapere quanto si spende per ogni SKU per spedire e immagazzinare le scorte può aiutare a determinare la frequenza e la quantità di quell'articolo da ordinare, al fine di ridurre i costi di magazzino. Anche semplificare il processo di ricezione e individuare problemi come quantità mancanti o SKU etichettati in modo errato può farti risparmiare nel lungo periodo.

Soddisfazione dei clienti

La soddisfazione dei clienti è un KPI che la maggior parte delle aziende tiene sotto controllo, ma cosa ha a che fare con la logistica per ecommerce? Tutto! Consegne in ritardo, articoli danneggiati o errati e resi lenti possono costarti dei clienti.

Soddisfazione dei lavoratori

I magazzini che utilizzano i KPI non solo per migliorare l'efficienza, ma anche per automatizzare le attività ripetitive e ridurre gli infortuni, scoprono di avere lavoratori più felici e un minor turnover.

L'outsourcing per la crescita futura: sblocca in tuo potenziale

Come si può notare, sono molte le cose da tenere d'occhio quando si parla di logistica per ecommerce. Ecco perché molti esternalizzano le operazioni di order fulfillment man mano che crescono. Potete approfittare della tecnologia, dell'infrastruttura e dell'esperienza che un 3PL mette a disposizione, senza dover investire in prima persona. I servizi possono essere personalizzati in base alle vostre esigenze e i KPI e i dati in tempo reale sono disponibili 24 ore su 24, 7 giorni su 7, e 365 giorni all'anno. In breve, pagherete solo lo spazio e i servizi di cui avete bisogno, ma avrete un partner che vi aiuterà a crescere.

Se volete vedere il magazzino digitale avanzato al suo meglio e provare un sistema di adempimento leader del settore, contattate Shipmatic oggi stesso! Siete pronti a portare la vostra attività di ecommerce a nuovi livelli?