L'ecommerce ha rivoluzionato il modo in cui facciamo shopping, offrendoci un accesso senza precedenti a una vasta gamma di prodotti da tutto il mondo. Tuttavia, dietro la vetrina virtuale di un negozio online si nasconde un intricato sistema di gestione dell'inventario che, se non gestito correttamente, può portare a problematiche gravi. Le discrepanze nell'inventario sono uno dei problemi più comuni che gli ecommerce devono affrontare, con conseguenze finanziarie significative e una delusione della clientela. Ma cosa significa esattamente una discrepanza nell'inventario di un ecommerce e come è possibile evitarla?

In questo articolo, esploreremo a fondo il concetto di discrepanze nell'inventario per gli ecommerce, mettendo in luce le cause più comuni di tali discrepanze e, soprattutto, le strategie per prevenirle in modo efficace. Scoprirai come una gestione dell'inventario accurata sia fondamentale per il successo di un negozio online, contribuendo a migliorare l'efficienza operativa, a ridurre le perdite finanziarie e a garantire che i tuoi clienti ricevano sempre ciò che hanno ordinato. Preparati a scoprire come ottimizzare la gestione dell'inventario del tuo ecommerce per un'esperienza di shopping online più soddisfacente sia per te che per i tuoi clienti.

Che cos'è una discrepanza d'inventario?

Una discrepanza d'inventario si verifica quando il numero fisico di unità d'inventario presenti in magazzino non corrisponde al numero di unità presenti nei registri o nel sistema di gestione dell'inventario.

Quindi, qual è il problema? 

Beh, dipende molto da cosa si vende. Se si tratta di penne da 50 centesimi, non è un grosso problema se ne mancano una o due rispetto all’inventario. Se si tratta di televisori da 70 pollici, il problema si fa più grave perchè  

In ogni caso, è necessario sapere quante scorte si hanno, per evitare di rimanere senza inaspettatamente o di pagare troppo in termini di costi di mantenimento per le scorte in eccesso.

Se il conteggio effettivo è inferiore rispetto a quello indicato nei vostri registri, avete pagato per merce che non c'era. Potreste trovarvi nell'imbarazzante situazione di vendere un prodotto che non avete e di dover cancellare l'ordine e rimborsare il cliente. Se il conteggio effettivo delle scorte è superiore a quello indicato nei registri, allora o i numeri delle vendite sono sbagliati o avete ricevuto più di quanto avete ordinato. Ma qual è il problema? La prima cosa da fare è andare a fondo del problema.

I momenti migliori e peggiori per trovare una discrepanza d'inventario

Non c'è modo di evitarlo: l'unico modo per sapere quante scorte avete fisicamente a disposizione è contarle davvero. Non è divertente. È noioso e richiede tempo, ed è per questo che molti ecommerce non lo fanno abbastanza spesso. Ma è necessario farlo e alcuni momenti sono migliori di altri per effettuare una riconciliazione dell'inventario.

Il peggiore

Il momento peggiore per scoprire di avere una discrepanza di inventario è quando si va out-of-stock. Arrivano ordini che non riuscite a evadere e, anche se riordinate oggi, ci vorranno settimane prima che gli scaffali siano riforniti. In questo modo perdete fatturato e allo stesso tempo frustrate i vostri clienti. In sostanza, vi siete appena dati la zappa sui piedi non tenendo sotto controllo i livelli di inventario.

Meglio

Ogni ecommerce dovrebbe effettuare regolarmente un conteggio dell'inventario. 

Con quale frequenza? Dipende da diversi fattori: 

• il tasso di rotazione dell'inventario 
• il numero di SKU vendute 
• l'accuratezza dei sistemi di gestione dell'inventario che voi o il vostro fornitore di servizi di evasione avete in funzione. 

Le scorte ad alto volume e a rapida rotazione dovrebbero essere contate più spesso di quelle a bassa rotazione (a volte anche una volta alla settimana). I sistemi sofisticati di gestione degli ordini e dell'inventario tengono traccia dell'inventario meglio dei fogli di calcolo manuali. Ma se ci si attiene a una routine regolare, è più probabile che si riescano a individuare le discrepanze, mentre si ha ancora tempo per riordinare.

Il migliore

Il momento migliore per trovare una discrepanza di inventario è prima che l'inventario arrivi sugli scaffali del vostro magazzino. 

Molti problemi possono essere evitati effettuando un'accurata conta delle scorte in fase di ricevimento, in modo da sapere immediatamente se il fornitore ha fornito una quantità insufficiente o eccessiva di prodotti. Le aziende avanzate di logistica per ecommerce (3PL) come Shipmatic hanno processi di ricezione rigorosi che includono la pesatura e l'ispezione dell'inventario per verificare la presenza di eventuali danni al momento dell'arrivo. 

Questo non solo aiuta il 3PL a prepararsi per lo smistamento, il prelievo e l'imballaggio, ma identifica anche le discrepanze di inventario prima che si ripercuotano sui vostri clienti. 

Sapere se il problema è iniziato con il fornitore o si è verificato in un secondo momento, all'interno del magazzino, vi aiuterà anche a identificare la causa e a risolvere il problema più rapidamente.

Cosa può causare una discrepanza d'inventario?

Identificare una discrepanza d'inventario è semplice; identificarne la causa, invece, non è altrettanto facile. Infatti, le cause di una discrepanza di inventario possono essere molteplici. La cosa migliore che si possa fare è escludere ogni causa una per una.

1. Errore del fornitore: ha spedito troppi prodotti o troppo pochi, oppure li ha imballati male, causando danni.
2. Ricevimento approssimativo: il team di ricevimento non ha contato correttamente gli articoli, li ha registrati in modo errato o non li ha ispezionati attentamente per verificare la presenza di danni.
3. Merce non etichettata: gli articoli sono etichettati con SKU o numeri di articolo errati, causando confusione con altri articoli o risultando in merce persa.
4. Errore umano: nonostante le etichette corrette, in assenza di controlli gli articoli possono essere accantonati nel contenitore sbagliato o possono essere prelevati per gli ordini gli articoli sbagliati. I dati inseriti manualmente possono essere sbagliati. I documenti di imballaggio e spedizione possono essere smarriti. Più sono le fasi che richiedono l'interazione umana, più aumenta il margine di errore.
5. Merce perduta: perdita di scorte dovuta a furto, errore, frode o danneggiamento.
6. Pratiche di stoccaggio inadeguate: la merce viene danneggiata durante uno spostamento o un accatastamento improprio di merce pesante, ingombrante o delicata.
7. Compilazione dell’inventario poco frequente o approssimativa: non esistono politiche o procedure per tenere accuratamente traccia dei livelli di inventario.
8. Resi: se non si tiene traccia dell'inventario durante tutto il processo di reso, il rischio di perdere i prodotti aumenta drasticamente. Potrebbe essere di nuovo sullo scaffale, pronto per la vendita, o potrebbe essere rimasto accantonato in una scatola in fondo al magazzino.
9. Software obsoleto: il vostro sistema non è in grado di monitorare i livelli di inventario in tempo reale o di ricevere notifiche quando è il momento di riordinare.

Come evitare le discrepanze di inventario

Se si verificano spesso discrepanze di inventario, è necessario apportare un cambiamento, o forse più di uno. Ecco alcuni punti di partenza:

• Implementate un sistema di gestione del magazzino automatico per eliminare l'inserimento manuale dei dati e minimizzare gli errori.
• Investite nella formazione dei vostri dipendenti per prevenire gli errori di scansione, prelievo e imballaggio.
• Migliorate la comunicazione con i vostri fornitori, in modo che i problemi possano essere identificati con anticipo e risolti rapidamente.
• Eseguite controlli periodici dell'inventario o investite in un sistema di inventario perpetuo che aggiorni automaticamente l’inventario a ogni ordine in entrata e in uscita.
• Ottimizzate lo slotting, in modo da tenere sotto controllo gli SKU ad alta rotazione e accelerare il processo di ricezione.
• Sviluppate un processo di reso efficiente, in modo che il vostro 3PL sappia cosa fare in ogni situazione e voi sappiate dove si trovano i vostri prodotti in ogni momento.
• Implementate una politica di prevenzione delle perdite.
• Migliorate la sicurezza del magazzino.
• Stabilite controlli rigorosi durante la ricezione e l’uscita di ogni articolo
• Esternalizzate le operazioni di evasione a un 3PL con un sistema di gestione del magazzino avanzato, che vi fornisca dati in tempo reale e che vi permetta di impostare punti di riordino e di automatizzare le attività.

Non si può essere esperti in tutto

Nessuno può essere esperto in tutto, e questo vale anche per le aziende di ecommerce in crescita. Investire in un costoso sistema di gestione dell'inventario end-to-end può essere un lusso che molte aziende non si possono permettere. La buona notizia è che non è necessario farlo. Potete invece considerare l'opzione di stabilire una partnership con 3PL altamente tecnologico, che già dispone di tutte le risorse necessarie.

Le operazioni di evasione degli ordini ben gestite dipendono da molteplici fattori, tra cui tecnologie integrate, automazione delle attività inefficaci, accesso a dati in tempo reale, personale adeguatamente formato, ubicazioni multiple e una connettività senza soluzione di continuità con diverse piattaforme di ecommerce e società di spedizione. Shipmatic, un 3PL di comprovata esperienza, gestisce con successo l'inventario e l'evasione degli ordini per un'ampia gamma di aziende di ecommerce, indipendentemente dalle loro dimensioni e tipologie.

Siamo esperti in quello che facciamo, il che significa che potete concentrarvi sulla crescita della vostra attività senza preoccuparvi dei problemi di inventario. Per scoprire come possiamo ottimizzare il vostro flusso di lavoro, vi invitiamo a contattare Shipmatic oggi stesso per una dimostrazione della nostra piattaforma software leader nel settore. Lasciate che risolviamo definitivamente i vostri problemi di inventario e portate la vostra attività di ecommerce a nuovi livelli.

Contattateci ora per iniziare il vostro percorso di crescita senza problemi.